IMPORTANTE: Antes de Finalizar o inventário você deve emitir o relatório de Inventário. Este relatório mostrará o nº de registros que foram inventariados e o nº dos que não foram inventariados. Registros inventariados serão todos os registros emprestados ou na espera do usuário.
O relatório de Inventário encontra-se em Módulo / Acervo / Relatório / Inventário / Modelo Inventariados e Não inventariados.
Após a verificação dos relatórios, selecione no Menu Módulos a opção Acervo, o item Inventário, e depois a opção Finalizar. O sistema abrirá a tela abaixo, mostrando o quantitativo dos itens inventariados e os não inventariados, que ele indicará como registros pendentes. Nesta tela você deve clicar no botão de FINALIZAR que fechará este tela e abrirá uma nova.
Nesta nova tela o sistema vai perguntar se você deseja baixar os que não foram inventariados e que estão como pendentes.
Se deseja baixar os itens não inventariados clique no botão SIM. ATENÇÃO : Você também poderá optar por não baixar os registros.
Optando por sim o sistema apresentará uma nova tela para que você digite a palavra BAIXAR (deve ser digitada em caixa alta, como no exemplo) , depois clique no botão SIM.
Ao escolher esta opção todas as obras não inventariadas serão baixadas do sistema.
Caso negativo, clique no botão NÃO, e o sistema retornará para página principal do BNWeb.
OBS.: A opção baixar registros não exclui definitivamente o item do sistema, apenas altera seu status para baixado. Após a baixa autoática o campo notas do registro será preenchido conforme o exemplo abaixo.
O registro baixado é retirado do resultado da busca do Portal do usuário, ficando somente acessível pela alteração do registro no BNWEB. Caso depois o registro seja localizado e devolvido para a biblioteca, o operador do sistema poderá alterar novamente a sua situação.
Para complementar a rotina de inventário você pode emitir os relatórios de Tombo nas 3 opções existentes. Ele serão úteis para reposicionar os registros fora de lugar, e também ajudar a avaliar o descarte da coleção.
O relatório de Tombo encontra-se em Módulo / Acervo / Relatório / Tombo / Modelo Tombo, Tombo completo e Descarte.